Quy trình so với Hướng dẫn Công việc
Sự khác biệt giữa Quy trình và Hướng dẫn Công việc là hướng dẫn công việc bao gồm các hướng dẫn cần phải tuân theo khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong khi quy trình có nghĩa là các cách được chấp nhận để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Cả hai đều liên quan đến các chính sách và hướng dẫn của một hoạt động cụ thể. Bài viết này phân tích ngắn gọn hai khái niệm, quy trình và hướng dẫn công việc.
Hướng dẫn Công việc là gì?
Hướng dẫn công việc bao gồm các nguyên tắc nhất định cần phải tuân theo khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Thông thường trong một dự án, người quản lý dự án là người cung cấp tất cả các hướng dẫn công việc cho các thành viên trong nhóm của mình cần được tuân theo khi thực hiện các hoạt động trong dự án.
Hướng dẫn công việc có thể bao gồm một số ràng buộc nhất định như phạm vi dự án, tiến độ thời gian, giới hạn ngân sách, v.v. Thông qua các cuộc họp đánh giá thường xuyên, người quản lý dự án kiểm tra xem các nhiệm vụ đã hoàn thành có khớp với các hướng dẫn công việc đã cho hay không trước khi tiếp tục sang giai đoạn tiếp theo của quy trình. Nếu không, nó sẽ không thể đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ dự án mà sẽ phải chịu thêm chi phí và thời gian. Do đó, tất cả các thành viên tham gia vào dự án đều có trách nhiệm rất lớn là tuân theo các hướng dẫn đã đưa ra.
Thủ tục là gì?
Thủ tục là những cách thức được thiết lập để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Nó có thể là một cách tiếp cận từng bước cần được tuân theo để đạt được kết quả cuối cùng. Các thủ tục lặp đi lặp lại được gọi là các nhiệm vụ thường xuyên. Đây cũng có thể được coi là những hướng dẫn cụ thể cần được tuân thủ để đạt được hoạt động.
Trong bối cảnh tổ chức, thủ tục là các chính sách được sử dụng để tiến hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày nhằm đảm bảo hiệu lực và hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh cuối cùng. Các thủ tục tổ chức thể hiện nhiệm vụ công việc của nhân viên và chỉ ra phạm vi trách nhiệm của họ. Hướng dẫn này giúp giữ cho các nhân viên không can thiệp lẫn nhau hoặc vượt quá quan điểm của họ, điều này có thể dẫn đến sai lầm và hiểu lầm. Các quy trình này đảm bảo rằng các nhân viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể một cách triệt để và nhất quán.
Ví dụ: khi tuyển dụng nhân viên cho tổ chức, có một quy trình cụ thể được thực hành trong toàn tổ chức. Ban đầu, vị trí tuyển dụng được quảng cáo và sau đó các ứng viên được chọn vào danh sách lựa chọn tùy theo trình độ. Sau đó, những ứng cử viên đó được phỏng vấn bởi một hội đồng giám khảo đủ điều kiện và sau đó cá nhân phù hợp nhất được chọn cho bài đăng. Đây là quy trình thông thường được các tổ chức tuyển dụng nhân viên tuân theo.
Sự khác biệt giữa Quy trình và Hướng dẫn Công việc là gì?
• Thủ tục thể hiện các phương pháp được chấp nhận để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong khi hướng dẫn công việc mô tả các cách thực hiện nhiệm vụ.
• Trong bối cảnh tổ chức, các thủ tục hữu ích để vạch ra vai trò và trách nhiệm của nhân viên và hướng dẫn công việc hướng dẫn cách thực hiện một nhiệm vụ cụ thể một cách hiệu quả.
• Trong các tổ chức, cả quy trình và hướng dẫn công việc sẽ giảm thiểu mức độ sai sót mà nhân viên có thể gây ra.
