Sự khác biệt Chính - Hệ thống Kiểm kê Hàng năm và Định kỳ
Có một hệ thống tồn kho hiệu quả là điều cần thiết đối với các công ty hoạt động với mức độ tồn kho đáng kể. Mục tiêu của cả hệ thống kiểm kê thường xuyên và định kỳ là xác định số dư hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán. Sự khác biệt cơ bản giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ là hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một phương pháp tính toán sự tăng hoặc giảm hàng tồn kho ngay sau khi mua hoặc bán trong khi hệ thống kiểm kê định kỳ định giá hàng tồn kho trên cơ sở định kỳ theo khoảng thời gian đều đặn, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là gì?
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một phương pháp hạch toán sự tăng hoặc giảm hàng tồn kho ngay sau khi mua hoặc bán. Hệ thống này liên tục theo dõi số dư hàng tồn kho và cung cấp chi tiết đầy đủ về những thay đổi trong hàng tồn kho thông qua báo cáo ngay lập tức.
Ưu điểm chính của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là nó cho thấy lượng hàng tồn kho có sẵn tại bất kỳ thời điểm nào và ngăn ngừa tình trạng hết hàng. Hơn nữa, do mức tồn kho được cập nhật theo thời gian thực nên số dư trong tài khoản hàng tồn kho và tài khoản giá vốn hàng bán vẫn chính xác trong suốt niên độ kế toán. Điều này rất quan trọng vì hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động quan trọng nhất và các tỷ lệ như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho cần được tính toán để ra quyết định quản lý vốn lưu động. Vào cuối năm, hệ thống thường niên sẽ so sánh số dư hàng tồn kho hiện vật với sổ sách kế toán để điều tra xem có bất kỳ sự mâu thuẫn nào không.
Ví dụ: Công ty XYZ sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và ghi lại từng giao dịch mua và bán khi nó xảy ra trong tháng 4 năm 2017
Hệ thống Kiểm kê Định kỳ là gì?
Hệ thống kiểm kê định kỳ là một hệ thống kiểm kê định giá hàng tồn kho trên cơ sở định kỳ theo các khoảng thời gian đều đặn, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Vào cuối kỳ, các ghi chép kế toán sẽ được đối chiếu với số dư hàng tồn kho để điều tra xem có sự mâu thuẫn nào không. Giá vốn hàng bán theo phương pháp này có thể được tính như sau theo phương pháp này.
Giá vốn hàng bán=Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua - Hàng tồn kho cuối kỳ
Đây là phương pháp ít tốn thời gian và ít tốn kém hơn nhiều so với phương pháp vĩnh viễn và rất dễ tiến hành. Tuy nhiên, do chỉ cập nhật vào cuối kỳ nên số dư trong tài khoản hàng tồn kho và tài khoản giá vốn hàng bán không thay đổi trong suốt niên độ kế toán là không chính xác. Do đó, không thể tính được tỷ lệ tồn kho đáng tin cậy.
Hình 01: Quản lý hàng tồn kho đặc biệt quan trọng đối với các công ty xử lý số lượng lớn hàng tồn kho
Sự khác biệt giữa Hệ thống Kiểm kê Hàng năm và Định kỳ là gì?
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn so với định kỳ |
|
| Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là một phương pháp kế toán cho việc tăng hoặc giảm hàng tồn kho ngay sau khi mua hoặc bán. | Hệ thống kiểm kê định kỳ là một hệ thống kiểm kê đánh giá khoảng không quảng cáo định kỳ theo khoảng thời gian đều đặn, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. |
| Kiểm soát khoảng không quảng cáo | |
| Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho do định giá thường xuyên. | Hệ thống kiểm kê định kỳ kém hiệu quả hơn nếu xét đến việc kiểm soát hàng tồn kho. |
| Chi phí và Thời gian | |
| Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn tốn kém hơn và mất thời gian để thực hiện. | Hệ thống kiểm kê định kỳ ít tốn kém hơn và tiết kiệm đáng kể thời gian so với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. |
| Cách sử dụng | |
| Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn không được sử dụng phổ biến trong các công ty. | Hệ thống kiểm kê định kỳ là phương pháp được sử dụng rộng rãi trong các công ty. |
Tóm tắt - Hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn
Sự khác biệt giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ chủ yếu phụ thuộc vào cách định giá hàng tồn kho. Nếu công ty áp dụng một hệ thống trong đó hàng tồn kho được định giá liên tục, thì công ty sẽ áp dụng hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn. Nếu việc định giá cổ phiếu được thực hiện một lần trong một khoảng thời gian xác định trước, thì đó là một hệ thống kiểm kê định kỳ. Cả hai hệ thống đều có giá trị và điểm yếu và chia sẻ cùng một kết quả cuối cùng, tức là không có sự thay đổi về giá trị của khoảng không quảng cáo được tính theo cả hai phương pháp và các công ty được cung cấp tùy chọn để chọn một trong hai phương pháp theo Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).
