Thư ký vs Hành chính
Trong môi trường văn phòng, biết sự khác biệt giữa nhiệm vụ văn thư và hành chính là vô cùng quan trọng, đặc biệt nếu một người thuộc một trong hai loại này. Mặc dù hai vai trò có thể khá giống nhau, nhưng một số điểm khác biệt trong bản chất công việc khiến chúng trở nên độc đáo theo đúng nghĩa của riêng mình.
Thư ký là gì?
Một nhân viên văn thư hoặc một nhân viên văn thư, một nhân viên cổ trắng được giao phó các nhiệm vụ văn phòng chung, là một người tham gia vào các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng, trong môi trường bán lẻ. Công việc văn thư chủ yếu bao gồm nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, nhân viên phục vụ quầy, và các nhiệm vụ khác. Mặc dù nghề văn thư không yêu cầu bằng cấp cao đẳng, đào tạo nghề và một số giáo dục cao đẳng là cần thiết cho lĩnh vực này. Người sử dụng lao động có thể cung cấp đào tạo về văn thư trong khi việc làm quen với một số thiết bị văn phòng và phần mềm thường được yêu cầu cho vai trò công việc văn thư. Vì vai trò công việc văn thư đòi hỏi các cá nhân phải thực hiện các nhiệm vụ được máy móc hóa cao với ít quyền tự chủ, các nhà xã hội học như Joseph Hickey, William Thompson hoặc James Henslin coi những người làm công việc văn thư thuộc về tầng lớp lao động. Hầu hết các vị trí thư ký đều do phụ nữ đảm nhiệm ngay cả ngày nay trong khi theo truyền thống trong quá khứ, các vị trí văn thư cũng chỉ do phụ nữ đảm nhiệm. Một số chức năng và chức danh thuộc về nghề văn thư là Thư ký nhập dữ liệu, Thư ký lễ tân khách sạn, Thư ký bán hàng, Thư ký dịch vụ, Thư ký cửa hàng ăn uống, Thư ký phòng khám, Thư ký tính tiền, Thư ký tài liệu và v.v.
Hành chính là gì?
Dịch vụ hành chính liên quan đến việc quản lý hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh, ra quyết định, cũng như xử lý con người và các nguồn lực khác để hướng các hoạt động tới các mục tiêu chung. Những người tham gia vào các dịch vụ hành chính được yêu cầu phải có trình độ học vấn chính thức vượt quá bằng tốt nghiệp trung học vì họ được yêu cầu xử lý các công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nhất định. Một số vai trò hành chính yêu cầu bằng cử nhân trong khi những người khác có thể yêu cầu bằng hành chính hai năm hoặc chứng chỉ một năm. Mức lương trung bình của nhân viên hành chính phụ thuộc vào trình độ học vấn và đào tạo của họ.
Sự khác biệt giữa Hành chính và Thư ký là gì?
• Các cá nhân giữ chức vụ văn thư trong một tổ chức không bắt buộc phải có trình độ học vấn chính thức. Các cá nhân tham gia vào các nhiệm vụ hành chính được yêu cầu phải có trình độ học vấn cao hơn như bằng cử nhân hoặc bằng hành chính hai năm.
• Nhân viên văn thư được giao những công việc cơ bản thô sơ như trả lời điện thoại, điền hồ sơ, v.v. trong khi nhân viên hành chính được giao những nhiệm vụ đòi hỏi nhiều hơn.
• Nhân viên văn thư được xếp ở bậc cuối cùng của thang lương với khoảng $ 18, 440 - $ 44, 176 tùy theo lĩnh vực và mức độ chuyên môn. Mức lương trung bình của một nhân viên hành chính có thể dao động từ $ 23, 160 và $ 62, 070 tùy thuộc vào trình độ học vấn và đào tạo của họ.
• Công việc văn thư được coi là công việc thăng tiến một cấp trong khi công việc hành chính là cấp hai.
• Các nhiệm vụ trong vai trò văn thư có thể bao gồm các công việc như nộp đơn, sắp xếp, nhập thông tin cơ bản vào hệ thống máy tính, v.v. Thư ký không yêu cầu bất kỳ chuyên môn đặc biệt nào và cũng không bị người khác giám sát.
• Công việc hành chính đòi hỏi kiến thức chuyên môn trong nhiều lĩnh vực. Chuyên môn về thu thập, phân tích, diễn giải và báo cáo dữ liệu là điều cần thiết đối với vai trò quản trị, ngoài khả năng làm việc mà không cần giám sát, sử dụng khả năng phán đoán tốt và lập kế hoạch trước.
Do đó, người ta có thể kết luận rằng trong khi những người làm nhiệm vụ văn thư là những người được công nhận là nhân viên cấp thấp, trong khi các nhiệm vụ hành chính được thực hiện bởi trợ lý hành chính hoặc thư ký được đào tạo.
