Sự khác biệt chính - Sổ cái chung so với Sổ cái phụ
Ghi chép thông tin tài chính là một quá trình lâu dài và tốn thời gian, và kết quả cuối cùng của nó là việc lập các báo cáo tài chính cuối năm. Doanh nghiệp thực hiện nhiều giao dịch trong một niên độ kế toán và các giao dịch này phải được ghi nhận vào các tài khoản khác nhau theo các chuẩn mực kế toán tương ứng. Sổ cái và Sổ cái là những tài khoản ghi lại các giao dịch kinh doanh. Sự khác biệt cơ bản giữa sổ cái và sổ cái phụ là trong khi sổ cái là tập hợp các tài khoản chính, nơi các giao dịch được ghi lại, thì sổ cái phụ là một tập hợp các tài khoản trung gian được liên kết với sổ cái. Mối quan hệ giữa hai điều này là nhiều sổ cái phụ được gắn vào sổ cái chung.
Sổ Cái là gì?
Đây là tập hợp tài khoản chính, nơi tất cả các giao dịch được thực hiện trong năm tài chính đều được ghi lại. Thông tin về sổ cái được lấy từ sổ nhật ký chung, là sổ ban đầu để ghi các giao dịch. Sổ cái chứa tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có của các giao dịch và được tách biệt với các loại tài khoản. Có năm loại lớp hoặc tài khoản chính như sau.
Tài sản
Nguồn lực dài hạn và ngắn hạn mang lại lợi ích kinh tế
Ví dụ: Tài sản, tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu
Nợ
Các nghĩa vụ tài chính dài hạn và ngắn hạn cần được giải quyết
Ví dụ: Hoàn trả khoản vay, lãi phải trả, khoản phải trả
Vốn chủ sở hữu
Chứng khoán đại diện cho lợi ích của chủ sở hữu đối với công ty
Ví dụ: Vốn cổ phần, thặng dư vốn cổ phần, lợi nhuận giữ lại
Thu nhập
Số tiền nhận được do thực hiện các giao dịch kinh doanh
Ví dụ: Doanh thu, thu nhập đầu tư
Chi
Chi phí kinh tế mà doanh nghiệp phải gánh chịu khi hoạt động để kiếm doanh thu
Ví dụ: Chi phí bán hàng, chi phí tiếp thị, chi phí quản lý
Hình 1: Kế toán sổ cái liên quan đến các giao dịch được ghi lại trong các tài khoản khác nhau
Sổ cái phụ là gì?
Còn được gọi là "sổ cái phụ", đây là một tập hợp con chi tiết của các tài khoản có chứa thông tin giao dịch. Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nơi thực hiện nhiều giao dịch, có thể không thuận tiện khi nhập tất cả các giao dịch vào sổ cái do khối lượng lớn. Trong những trường hợp như vậy, các giao dịch riêng lẻ được ghi lại trong "sổ cái phụ" và tổng số được chuyển vào một tài khoản trong sổ cái chung. Tài khoản này được gọi là "Tài khoản kiểm soát" và các loại tài khoản thường có mức hoạt động cao được ghi lại tại đây. Sổ cái phụ có thể bao gồm các khoản mua, khoản phải trả, khoản phải thu, chi phí sản xuất, bảng lương và bất kỳ loại tài khoản nào khác.
Ví dụ: ABC là một công ty thực hiện khoảng 75% doanh số bán hàng của họ bằng tín dụng; kết quả là nó có nhiều khoản phải thu. Do khối lượng lớn nên việc ghi chép tất cả các nghiệp vụ phải thu riêng lẻ vào sổ cái là không thực tế; ABC sẽ tạo các tài khoản riêng lẻ cho từng khoản phải thu trong sổ cái để ghi lại các giao dịch và chuyển số dư của tất cả các tài khoản vào một tài khoản duy nhất đại diện cho tổng các khoản phải thu.
Cấu trúc này cho phép công ty duy trì thông tin kế toán ở mức tóm tắt (trong Sổ Cái) và ở mức chi tiết (trong Sổ Cái). Thông tin ở cả hai cấp đều quan trọng trong việc đưa ra các quyết định khác nhau; do đó, hồ sơ phải chính xác và đầy đủ.
Sự khác biệt giữa Sổ Cái và Sổ Cái là gì?
Sổ cái chung so với Sổ cái |
|
| Sổ cái là tập hợp các tài khoản chính, nơi các giao dịch được ghi lại. | Sổ cái phụ là một tập hợp tài khoản trung gian được liên kết với sổ cái chung. |
| Bản chất của Sổ cái | |
| Một sổ cái chung duy nhất được duy trì bởi một công ty. | Nhiều sổ cái phụ được liên kết với sổ cái chung. |
| Khối lượng giao dịch | |
| Sổ cái chung chứa số lượng giao dịch hạn chế vì đây là định dạng tóm tắt. | Sổ cái phụ chứa khối lượng lớn dữ liệu do tính chất báo cáo chi tiết. |
Tóm tắt - Sổ cái chung và Sổ cái phụ
Mặc dù hoàn thành thủ công trước đó, nhưng hiện tại nhiều công ty sử dụng các gói kế toán tự động yêu cầu sự can thiệp tối thiểu của con người để chuẩn bị các tài khoản tài chính. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra sai sót của con người. Cách thức ghi chép các giao dịch trên cả hai sổ cái là tương tự nhau, điểm khác biệt duy nhất giữa sổ cái tổng hợp và sổ cái phụ là các tài khoản có giao dịch hàng loạt được ghi vào sổ cái trước khi chuyển tổng số của chúng vào sổ cái.
