Sự khác biệt chính - Thư ký và Lễ tân
Thư ký và Lễ tân là hai vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào mà giữa đó có thể nhấn mạnh một số điểm khác biệt. Hai chức vụ này có vai trò, chức năng và nhiệm vụ khác nhau để thực hiện trái với quan niệm sai lầm phổ biến rằng đây là một và các công việc giống nhau. Trong khi thư ký giống như một trợ lý cá nhân hoặc trợ lý hành chính, lễ tân là người đầu tiên người ta gặp khi anh ta bước vào một tổ chức. Hãy để chúng tôi thấy sự khác biệt giữa các chức năng của thư ký và lễ tân.
Ai là Thư ký?
Theo Từ điển tiếng Anh Oxford, Thư ký là một quan chức hành chính trong một tổ chức được tuyển dụng để đánh máy, lưu giữ hồ sơ, v.v. Các chức năng của một thư ký khác nhau tùy thuộc vào quy mô của một tổ chức. Trong khi ở một công ty nhỏ, cô ấy có thể phải thực hiện hai nhiệm vụ của một lễ tân và một thư ký, thì ở những tổ chức lớn, cô ấy là người sắp xếp lịch trình của sếp, nhận và trả lời tất cả các mail, đặt hàng, lên lịch các cuộc hẹn với sếp, nhập những bức thư quan trọng, v.v.
Thư ký phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương và phải có kỹ năng đánh máy nhanh. Nhiều công ty thích thuê những người có thêm chứng chỉ kỹ năng cấp thư ký. Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phần hiểu biết về các vai trò của một lễ tân để có một ý tưởng rõ ràng về sự khác biệt giữa hai vai trò này.
Nhân viên lễ tân là ai?
Một nhân viên lễ tân thường được yêu cầu chào đón mọi người ở quầy lễ tân và hướng họ đến các phòng ban khác nhau tùy theo yêu cầu của họ. Cô ấy cũng là người phải tham gia các cuộc gọi đến và trả lời các câu hỏi và cũng để lắng nghe các phàn nàn. Những người muốn gặp một người quan trọng trong tổ chức phải gặp người này để biết ngày và giờ của cuộc họp.
Khi bạn gọi điện đến bất kỳ công ty nào, giọng nói bạn thường nghe là của lễ tân. Một nhân viên lễ tân phải quan tâm đến tất cả các du khách và phải có một nhân cách dễ chịu, một thái độ giúp đỡ và một giọng nói ngọt ngào để gây ấn tượng với họ. Cô ấy phải có phép xã giao qua điện thoại để có thể đáp ứng mọi thắc mắc của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất và biến những truy vấn thông thường thành khách hàng thực sự.
Rõ ràng là có sự khác biệt lớn về vai trò, trách nhiệm và chức năng của thư ký và lễ tân.
Sự khác biệt giữa Thư ký và Lễ tân là gì?
Định nghĩa của Thư ký và Lễ tân:
Thư ký: Một viên chức hành chính trong một tổ chức được tuyển dụng để đánh chữ, lưu giữ hồ sơ, v.v.
Lễ tân: Người chào và giao dịch với khách đến văn phòng.
Đặc điểm của Thư ký và Lễ tân:
Nhiệm vụ:
Thư ký: Thư ký sắp xếp lịch trình của sếp, nhận và trả lời tất cả các thư, đặt hàng cung cấp, lên lịch các cuộc hẹn với sếp, nhập các bức thư quan trọng, v.v.
Nhân viên lễ tân: Nhân viên lễ tân chào đón mọi người tại quầy lễ tân và hướng họ đến các bộ phận khác nhau tùy theo yêu cầu của họ. Cô ấy cũng phải tham gia các cuộc gọi đến và trả lời các câu hỏi và cũng phải lắng nghe những lời phàn nàn.
Yêu cầu:
Thư ký: Cần có chứng chỉ kỹ năng thư ký.
Nhân viên lễ tân: Không yêu cầu kỹ năng cụ thể; tuy nhiên cá nhân đó phải có một nhân cách dễ chịu, một thái độ giúp đỡ và một giọng nói ngọt ngào. Cô ấy cũng nên làm việc hiệu quả.
