Sự khác biệt Chính - Sổ Cái so với Số dư Thử nghiệm
Lập sổ cái và số dư thử là hai thao tác chính trong chu trình kế toán cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính cuối năm. Sự khác biệt chính giữa sổ cái và số dư thử nghiệm là sổ cái là một tập hợp các tài khoản có chứa các giao dịch chi tiết được thực hiện, trong khi số dư thử nghiệm là một bảng sao kê ghi lại số dư cuối kỳ của sổ cái.
Sổ Cái là gì
Sổ cái là tập hợp tài khoản chính, nơi tất cả các giao dịch được thực hiện trong năm tài chính đều được ghi lại. Thông tin trên sổ cái được lấy từ sổ nhật ký chung, là sổ ban đầu để nhập các nghiệp vụ. Sổ cái tổng hợp chứa tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có của các giao dịch và được tách biệt với các loại tài sản. (Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí)
Ví dụ: Các tài khoản tài sản riêng lẻ như tiền mặt, các khoản phải thu, các khoản trả trước, v.v. sẽ được ghi nhận theo phân loại tài sản.
Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, nơi thực hiện nhiều giao dịch, việc nhập tất cả các giao dịch vào sổ cái có thể không thuận tiện do số lượng lớn. Trong trường hợp đó, các giao dịch riêng lẻ được ghi lại trong "sổ cái phụ" và tổng số được chuyển vào một tài khoản trên sổ cái. Tài khoản này được gọi là 'Tài khoản kiểm soát' và các loại tài khoản thường có mức hoạt động cao được ghi lại ở đây.
Hình_1: Ví dụ về Số dư trên sổ cái
Số dư dùng thử là gì?
Số dư thử nghiệm là một bảng tính tổng hợp bao gồm tất cả các số dư trên sổ cái tại một thời điểm cụ thể (thường là cuối năm kế toán) với mục đích kiểm tra tính chính xác toán học của các số dư trên sổ cái. Tất cả các số dư ghi nợ sẽ được ghi vào một cột với tất cả các số dư có trong một cột khác.
Số dư thử nghiệm cung cấp nhanh tất cả các số dư cuối kỳ trong một tài liệu duy nhất, do đó, nó rất dễ sử dụng như một công cụ tham khảo. Nó cũng hỗ trợ tiết lộ một số lỗi có thể xảy ra trong trường hợp xảy ra và giúp xác định loại mục nhật ký sẽ được đăng để sửa chữa các lỗi đã xác định.
Mục đích chính và Công dụng của Cân dùng thử
Để sử dụng như một công cụ quyết định để đảm bảo tính chính xác toán học của các số dư trên sổ cái
Nếu tất cả các giao dịch trong một kỳ kế toán được ghi lại chính xác, thì tổng số dư nợ của số dư thử nghiệm phải bằng tổng số dư có.
Để phát hiện và sửa chữa các sai sót trong việc ghi chép thông tin tài chính
Một số loại sai sót nhất định trong sổ cái có thể được xác định thông qua số dư thử nghiệm. Họ là,
- Lỗi do bỏ sót một phần (Chỉ có mục ghi nợ hoặc mục ghi có được đăng trong tài khoản)
- Lỗi kết chuyển (Số dư cuối kỳ được kết chuyển không chính xác)
- Lỗi truyền (Tổng tài khoản được ghi ít nhiều)
Trong trường hợp có lỗi, số tiền gây ra chênh lệch sẽ được đưa vào "tài khoản tạm ngưng" cho đến khi chúng được sửa lại. Nếu bên Nợ của số dư thử vượt quá bên Có, thì phần chênh lệch được ghi có vào tài khoản tạm ngưng và nếu số dư có lớn hơn số dư bên Nợ, phần chênh lệch được ghi nợ vào tài khoản tạm ngưng. Sau khi các lỗi được xác định, sửa chữa và số dư thử nghiệm được xác định, tài khoản tạm ngưng sẽ bị đóng vì số dư không còn nữa.
Tuy nhiên, các mục nhập sau sẽ không gây ra sự chênh lệch trong số dư thử nghiệm.
- Lỗi nguyên tắc (Các mục nhập được đăng không đúng loại tài khoản)
- Lỗi hoàn toàn bỏ sót (Các mục hoàn toàn bị bỏ sót trong các tài khoản)
- Lỗi hoa hồng (Bài dự thi được đăng đúng loại tài khoản, nhưng sai tài khoản)
- Lỗi nhập ban đầu (Số tiền không chính xác được đăng vào đúng tài khoản)
- Lỗi bồi thường (Các mục nhập không chính xác trong hai hoặc nhiều tài khoản sẽ hủy lẫn nhau)
- Lỗi hoàn nguyên hoàn toàn (Số tiền đúng được đăng vào đúng tài khoản nhưng các khoản ghi nợ và ghi có đã bị đảo ngược)
Sự khác biệt giữa Sổ Cái và Số dư Thử nghiệm là gì?
Sổ Cái và Số dư Thử nghiệm |
|
| Sổ cái là một tập hợp các tài khoản ghi lại tất cả các giao dịch. | Số dư thử nghiệm là một báo cáo tóm tắt phản ánh số dư sổ cái chung. |
| Mục đích | |
| Mục đích là ghi lại các mục cuối cùng của các giao dịch. | Mục đích là để kiểm tra tính chính xác toán học của các số dư trên sổ cái. |
| Phân loại tài khoản | |
| Điều này được thực hiện theo loại tài khoản | Không có phân loại tài khoản. |
| Khoảng thời gian | |
| Điều này ghi lại các giao dịch trong năm kế toán. | Điều này được chuẩn bị vào ngày cuối cùng của niên độ kế toán. |
Tóm tắt - Sổ cái chung so với Số dư Thử nghiệm
Trong khi quy trình kế toán trước đây rất tốn thời gian và chi phí, thì nay nó có thể được thực hiện với ít thời gian và công sức hơn với việc sử dụng phần mềm kế toán tự động. Điều quan trọng là phải hiểu chính xác sự khác biệt giữa sổ cái và số dư thử nghiệm vì cả hai đều thể hiện các bước quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính cuối năm. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa số dư nợ và số dư có, chúng nên được điều tra và các mục điều chỉnh phải được đăng trước khi tiếp tục lập báo cáo tài chính.
